Când trebuie să înceapă să îți pese de spațiul în care lucrezi?

Ca manager ești preocupat mai mult de domeniul în care îți desfășori afacerea și de acele nevoi urgente pe care trebuie să le rezolvi pentru ca lucrurile să meargă bine. Rareori am cunoscut manageri de companii care să prioritizeze spațiul de lucru înaintea celorlalte multe condiții care au un impact imediat și necesar asupra dezvoltării afacerii. Mai ales atunci când este vorba despre un start-up. Start-up-urile sunt nevoite să aloce bugetul acelor activități imediate care demonstrează că serviciul sau produsul propus este unul de care e nevoie, care salvează lumea.

Partea bună este că spațiul în care lucrezi ca start-up e infuzat cu atâta energie și atâta ambiție, încât chiar este irelevant cum arată. Nu a devenit un clișeu degeaba faptul că start-up-urile care au ajuns companii de succes au început să existe prin garaje. Știți despre cine vorbim, nu-i așa? E clar că preocuparea pentru biroul din care lucrezi este una care apare după ceva timp, uneori câțiva ani, și este solicitată de momentul în care ideea de business a fost validată. De acum creșterea este o prioritate.

Aceiași oameni care au început în garaj au ajuns să fie Apple, o companie care a crescut din 2005-2017 de la 14.000 de angajați la 123.000 de angajați conform statista.com. Compania ta devine direct influențată, sau mai bine zis constrânsă de spațiu abia atunci când începe să crească. Dintr-o dată te uiți în jur și te întrebi cum ai putut să lucrezi în condițiile astea atâta timp. Apar oameni noi, care nu sunt mânați de același foc al inițierii unei afaceri și care se așteaptă să vină la birou într-un loc care le stârnește mintea, performanța, cheful de lucru.

Cum poți să controlezi mai bine resursele pe care le aloci spațiului de lucru?

1. Mai întâi, trebuie să știi din timp că va veni momentul în care trebuie să faci ceva cu spațiul vostru de lucru.

Fără a pune asta pe lista spaimelor sau a momentelor pe care preferăm să le amânăm la nesfârșit, tu ești conștient și atent la oportunitățile de a schimba sau amenaja biroul, chiar și atunci când nu ai nevoie de asta. Poate poți prevedea o perioadă în care activitatea e mai lentă și atunci ar fi un moment perfect pentru începerea șantierului. Sau poate ai auzit de o chirie rezonabilă într-o zonă bună. Cel mai bine este să te pregătești pentru creștere (adică succes) și să ai variante atunci când se întâmplă.

2. Știi deja ce ai nevoie pentru că biroul tău să funcționeze mai bine. Poate crezi că nu știi, dar știi.

Poate că lucrezi în IT și singura chestie care te preocupă este să rezolvi un bug, sau 100 de bug-uri. Sigur ai avut un moment în care ți-ai fi dorit să ai mai multă liniște ca să te concentrezi. Sau să nu trebuiască să simți cum miroase prânzul colegului. Astea sunt lucruri care pe noi ca arhitecți ne ajută să înțelegem ce merge și ce nu merge în workspace-ul vostru: cum vă ajută și cum vă încurcă spațiul pe care îl folosiți deja. Când am lucrat pentru amenajarea biroului Thinkdigital, Dragoș Stanca (Managing Partner Thinkdigital România) a făcut un call către toți angajații pentru a strânge informații despre nevoile lor. A fost foarte util și am aflat din el lucruri surprinzătoare. Așadar, dacă ai o listă pe care deja ai trecut lucrurile de care ai nevoie în birou și cum îți place să le folosești, ai cea mai bună bază pentru discuția cu un arhitect. Nu-ți rămâne decât să-l contactezi.

3. Nu știi încă să estimezi timpul necesar pentru proiectare și apoi pentru șantier. Poate ai impresia că știi, dar nu știi. Trebuie să afli.

Voi dezlipi rapid bandajul: e nevoie de mult mai mult timp decât crezi pentru ambele. Ăsta e un aspect care înspăimântă, dar nu este o fundătură, dimpotrivă. Când e vorba de un spațiu nou în care te muți această informație vă fi foarte utilă. Dacă vorbești despre proiect cu un arhitect înainte de a semna contractul de închiriere, știi exact de câte luni de grație ai nevoie și asta este important la negociere. Un negociator bun are toate datele atunci când caută să închirieze un spațiu nou pentru birou. Dacă însă vrei să reamenajezi un spațiu pe care tu și echipa îl folosiți deja, atunci e puțin mai complicat. În aceste situații timpul este aur și atunci o să propunem o amenajare care ține cont de termenul maxim de desfășurare a șantierului. Din experiența noastră, când vrei să setezi bugetul și timingul pentru amenajarea biroului tău, gânditul pozitiv este contraindicat. Planificarea este cel mai bun aliat.

Dacă rulezi în background aceste informații îți va fi mai ușor să te gândești la problema amenajării biroului. Apropo, amenajarea biroului nu se referă la ce postere motivaționale punem pe pereți ca să arate mai young, mai playful, mai Google. Înseamnă că vom întinde spațiul pe care îl avem la dispoziție cât putem pentru a crește performanța angajaților tăi. Știm noi cum! Că fiecare centimetru va fi bine gestionat în numele eficienței în folosire, dar și al randamentului investiției. E foarte complex un astfel de proiect, însă de cel mai greu lucru ai scăpat deja – Știi exact ce ai de făcut în momentul în care amenajarea sediului tău devine o prioritate – verifici lista de nevoi pe baza cărora un arhitect te va ajuta să îți setezi bugetul și timingul într-un mod realist și apoi te pregătești pentru următoarea etapă: propunerea proiectului de amenajare. De-acum încolo nu mai muncești tu, muncesc arhitecții.

Leave a Reply